Jakie zalety ma obieg faktur w wersji elektronicznej w porównaniu z tradycyjnym obiegiem dokumentów.

Typowy obieg faktur zakupowych w firmie często może rodzić wiele różnego rodzaju problemów. Przede wszystkim wymaga dość sporej pracy ludzi z różnych działów, ale też jest niekiedy przyczyną dużego zamieszania. Faktury dostarczane są do firmy rozmaitymi drogami. Część z nich jest dostarczana razem z zakupami do działu zakupów albo magazynu, część dochodzi do sekretariatu listami, a część może dostać księgowość bezpośrednio na maila. Takie zróżnicowanie miejsc sprawia, że dokumenty często wędrują niepotrzebnie między działami, czasami się gubią i tak naprawdę jest z nimi spore zamieszanie.
dokumenty
Napisał: Timm Suess
Na podstawie: http://www.flickr.com
Najlepiej nawet zorganizowana obsługa faktur w tradycyjnej wersji nie ustrzeże się od takich kłopotów, a dodatkowo zabiera sporo czasu ludzi, którzy mogliby zrobić coś innego zamiast poszukiwać zaginionych papierów - zerknij. Z tego też powodu firmy decydują się coraz częściej na poprawę w jakiś sposób procesów wiążących się z rejestracją i obsługą faktur, a ze wsparciem przychodzą im najnowsze technologie.

Jednym z bardzo chętnie wybieranych rozwiązań tego typu są programy do cyfrowej obsługi i archiwizacji dokumentów. Wszystkie faktury na papierze, które pojawiają się w firmie są w pierwszej kolejności skanowane i przetwarzane na postać cyfrową. Odbywa się to na zaawansowanych skanerach, które umożliwiają odczytywanie tekstu z wydrukowanych kartek. Obecnie rozpoznanie faktur jest na wysokim stopniu zaawansowania, współczesne algorytmy doskonale sobie radzą z tekstem a ich skuteczność wynosi nawet do 90 procent - automatyzacja-faktur.pl. Tym sposobem znacząco się zmniejsza ilość pracy ludzkiej, przy jednoczesnym zapewnieniu należytej jakości. Brakujące dziesięć procent nieodczytanych dokumentów wykonywane będzie przez pracowników, a następnie tak opracowane faktury będą trafiać dalej.


Można między innymi zrobić integrację z systemem ERP, do jakiego załadowane zostaną kompletne informacje o zakupie, wraz ze skanem faktury. Tym sposobem wszystko będzie od razu widoczne dla odpowiednich działów, i tak naprawdę od momentu zeskanowania będzie można dalej z dokumentem pracować.

Opublikowany przez Administrator w dniu 2019-05-15 16:49:30
Tagi: program, firmy, problemy, technologie